e-Doc Manager es una versión superior y más completa del Sistema de Gestión Documental Quipux, desarrollada por HAORJA S.A.
Principales funcionalidades del sistema
- Creación, envío, recepción, almacenamiento y clasificación de memorandos, oficios, circulares y anexos
- Búsqueda y seguimiento de los documentos
- Acceso al sistema desde todo lugar a través de Internet
- Firma electrónica de documentos generados en el sistema
- Acceso restringido a la documentación brindando seguridad a la información almacenada en el sistema
- Gestión del archivo virtual y físico de la institución.
- Parametrización de la numeración de los documentos.
- Gestión de metadatos y tipificación documental.
- Soporta versionamiento de documentos.
- Gestión de tareas asociadas a usuarios y documentos del sistema
- Seguimiento de las tareas en el sistema.
- Soporta múltiples cargos.
- Soporta diferentes tipos de documentos.
- Gestión completa de áreas y perfiles de usuarios.
- Generación de comprobantes de la documentación física ingresada.
- Reportes estadísticos de documentos creados, enviados, tramitados, pendientes y archivados
Nuevas funcionalidades del sistema
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Nuevo componente de firma electrónica que soporte la firma en el estándar PDF Signature y CMS. |
Creación de expedientes y manejo de los documentos en base a un número único de trámite.
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Componente web integrado al sistema para escanear documento
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Permite elaborar documentos con imágenes dentro del texto de los documentos
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Búsquedas en el texto de los documentos |
Autenticación por LDAP o Active Directory
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Carpetas virtuales compartidas en múltiples áreas | Creación de documentos con mas de un remitente |
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Reestructuración del módulo del Archivo Físico, permite:
- Creación y administración de tablas de retención documental
- Clasificación de documentos en base a los tipos documentales
- Organización de la documentación en el archivo físico
- Préstamos de documentos
- Transferencia de documentos a otros archivos
- Eliminación de documentos una vez cumplidos los plazos de conservación
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Automatización de hojas de trámite
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Creación de tareas para documentos en elaboración y en trámite | Nuevos reportes para tareas y reasignación de documentos |
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Acceda al recorrido de las tareas desde el recorrido del documento | Permite compartir bandejas entre usuarios. |
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Reingeniería del módulo de generación de comprobantes | Firma electrónica de archivos anexos |
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Envío de mails desde servidores institucionales disminuyendo la posibilidad de listas negras y ataques de open relay | Log de acceso a los documentos |
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Mejoras en el módulo de administración y catálogos del sistema: títulos académicos, documentos anexos, acciones al reasignar, tipificación documental, entre otros. | Crea usuarios externos sin número de cédula |
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Envío de mails desde servidores institucionales disminuyendo la posibilidad de listas negras y ataques de open relay | Reasigna documentos omitiendo la estructura orgánica |
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Elimina la bandeja de «documentos por imprimir» para memos, envía el documento directo al destinatario | Permite personalizar los logos y nombre de la institución |
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Se habilitó el perfil “Asistente” | Se permite a los funcionarios que modifiquen sus datos personales |
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Se está desarrollado un módulo de Workflow. Herramienta clave para lograr mayor agilidad y aumentar la descentralización de las actividades administrativas y comerciales. | Interconexión con sistemas Quipux |
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Beneficios Sistema “E-Doc Manager”
- El sistema funcionará más rápida y eficientemente al atender únicamente las peticiones de los funcionarios de su institución
- Disminución del número de incidentes y tiempo en el que el sistema se mantiene fuera de servicio
- Seguridad de la información generada en su institución, ya que estará almacenada en sus servidores
- Personalización del sistema y desarrollo de nuevas funcionalidades según las necesidades de su institución
- Proporcionar capacitación a sus funcionarios para que utilicen correctamente todas las funcionalidades del sistema y saquen un mejor provecho de la herramienta documental
- Los costos y tiempos de implantación del sistema se reducen significativamente, ya que muchos de los funcionarios de su institución ya tienen un conocimiento previo sobre el funcionamiento del sistema
